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企慧通如何帮助企业构建内部知识库?
发表于:2020-01-03

对于企业来说,如果有员工退休或者离职,最容易产生的一个问题是什么?是他们的很多工作资料也跟着丢失,比如流程规章制度、格式合同会签等等。即使有些负责任的员工,会在离职前,先将一些重要工作文档进行交接,但是绝大多数的工作资料和经验,都是没办法保留下来的,丢失率至少达65%以上。

一旦工作文档丢失,就会产生两大问题:一个是重复做工,一个是学习成本高。前员工做过的工作,出现的问题,新员工不得不从零开始,重新摸索学习,最后呈现的结果就是上手困难、工作效率低下。因此有必要为企业构建一个知识库,将员工的工作资料都收集起来,让有需要的人能够直接在这个知识库中搜索自己需要的资料。

一、企业知识库的内容

一般会包含以下几个方面的知识:

1、胜任岗位所需要的必要知识;

2、不同岗位员工在前进的道路上所需要的知识;

3、企业运行中所积累的知识;

4、企业的档案类资料,比如制度、合同等;

二、企慧通知识管理

1、创建知识库

有些知识作为企业运营经验的总结,是在日常的工作中慢慢积累的,而且有多人从事同一个岗位的情况。比如一个客服团队要记录客户经常询问的问题,需要准备好话术;比如一个销售团队对外推销产品,需要准备一个统一的产品介绍PPT。

企慧通知识管理支持上传RAR、ZIP、DOC、PPT、MMAP、PDF、RMVB格式的资料。存储的内容,包括文字、图片、附件、录音等,可永久保存。

2、共享与权限管理

管理员具有最高权限。主要负责管理和维护整个知识库的结构。可设置不用的分类和内容,并更改成员的访问权限以及彻底删除知识条目。

普通用户能够编写、发布、更新、整理知识条目,上传文件时,可指定单位、指定人员,选择是否对其共享可见。

3、下载与学习

普通用户可通过PC端或移动设备,随时浏览或下载被授权访问的知识库内容,在企业知识库获得帮助,并进行学习。点击右上角的搜索框,还能对文档进行关键字匹配搜索。

三、企慧通知识管理的价值

通过建立知识库,帮助企业积累、保存知识资产,加速内部信息及知识的流通,实现组织内部知识的共享。使信息及知识集中化、有序化,便于各业务单元随时查阅。让企业成员快速准确地获取信息,更好地利用现有成功经验和案例,为业务决策提供支持,增强企业的业务及服务效率,提升企业的创新能力。

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